Importar Empleados de Clientes

El proceso de importación de empleados de clientes tiene los siguientes pasos:

• Seleccionar Cliente
• Control de Empleados Duplicados
• Seleccionar Archivo Excel
• Opciones de Importación
• Ajustes de Importación
• Revisión de la Importación
• Importación

En la pantalla de Empleados de Clientes dispone de un botón Importar Empleados que le permite acceder a esta funcionalidad

El primer paso es seleccionar el cliente para el que se importarán los empleados.

El sistema luego controla si este cliente tiene empleados duplicados. En ese caso muestra un listado como el siguiente:

Mediante el botón es posible unificar estos registros. Es conveniente hacerlo antes de la importación, ya que de otra manera, la actualización puede ser incorrecta.

Si realiza modificaciones a los empleados por fuera de esta funcionalidad, es necesario presionar Refrescar para que esos cambios se reflejen en esta pantalla.

Una vez que no hay más empleados duplicados, o al presionar Ignorar Unificación se continúa al paso siguiente

Luego debe seleccionar un archivo excel con los datos de empleados a importar

Este archivo debe tener en su primer renglón el título correspondiente a cada columna, y en el resto de los renglones los datos de los empleados. Por ejemplo:

A continuación el sistema muestra los títulos de cada columna, y se debe seleccionar el campo de la ficha de empleado al que corresponde (nombre, apellido, nombre completo, teléfono principal, teléfono alternativo, email, legajo, número de documento, centro de costos, usuario). A la derecha de estos campos, como guía, se muestra la información correspondiente al segundo renglón de la planilla.

En este ejemplo, los campos seleccionados son Nombre, Apellido, Teléfono, Email y Centro de Costos.

El resto de los valores a configurar son:

• Identificador: Debe seleccionar cuál de los campos es el que se utiliza para identificar a cada empleado y ver si coincide con cada registro de la planilla. Lo ideal es utilizar campos unívocos como el Número de Documento o el Legajo. En este caso hemos seleccionado el Nombre Completo
• Actualiza Identificador: Puede optar por no actualizar el identificador. Por ejemplo, cuando se utiliza el nombre como identificador, y la planilla tiene todos los nombres en mayúsculas, podría ser preferible no actualizarlos.
• Tipo de Nombre: En los casos -como en este ejemplo- en que en la planilla viene el nombre y el apellido por separado, es necesario indicar cómo se guardará el nombre completo en la ficha del empleado. Las opciones son:
  • Nombre Apellido
  • Apellido Nombre
  • Apellido, Nombre
• Precisión del Nombre: Cuando se utiliza el Nombre Completo como identificador se debe seleccionar el porcentaje de exactitud con el que se buscarán las coincidencias entre los nombres de la planilla y los ya cargados en el sistema. Por ejemplo, “Juan Perez” y “Juan Peres” coinciden en un 90%, por lo que en este caso, el sistema los identificará como el mismo empleado.
• Tipo por Default: Indica el tipo de empleado que se utilizará para los empleados que no existan en el sistema y se importen desde la planilla (Gerente, Autorizante, etc).

Al hacer click en Continuar, el sistema muestra todos los renglones de la planilla Excel seleccionada. Primero aparecen los renglones con errores (si hay) y luego el resto ordenados por la precisión de las coincidencias encontradas con empleados existentes

Al hacer click en los renglones se puede seleccionar si se importará dicho renglón o no, también es posible modificar todos los valores a importar. En este caso, el nombre coincide en un 99% ya que “Juan Carlos Becerra” contiene a “Juan Becerra”

Presionando en se pueden ver los cambios encontrados entre la ficha del empleado y la planilla Excel

Cuando la precisión no alcance al valor definido en las Opciones de Importación, el registro será importado como uno nuevo. El sistema informa con qué empleado existente se encontró la mayor coincidencia. Presionando en es posible ver la ficha de ese empleado. En el ejemplo siguiente, los nombres “Mario Teson Cao” y “Mariano Tesón Cao” coinciden en un 88%.

En esos casos, es posible presionar el botón Combinar para que la coincidencia sea procesada. Luego debe guardar el ajuste:

También es posible realizar acciones masivas. Por ejemplo, filtrando todos los registros nuevos, podemos exluirlos de la importación, lo que nos permitiría actualizar sólo aquellos empleados ya existentes.

Cuando el renglón tiene errores y/o advertencias , las mismas se muestran abajo. En este caso, el Email no es válido porque contiene un acento. Se puede editar dicho valor por medio de esta pantalla para corregir el error sin la necesidad de modificar la planilla Excel y repetir todo el proceso. En caso de que los valores del archivo sean muy largos para guardarlos en la ficha, será cortado para permitir su almacenamiento, y dichos problemas serán mostrados como advertencias, permitiendo la importación de los mismos. En cambio, los renglones marcados como erróneos no podrán ser importados.

Al hacer click en Revisar Cambios se visualiza el listado de cambios que serán realizados como resultado de esta importación.

Presionando en se puede visualizar los valores finales que tendrá cada empleado importado.

Al hacer click en Importar el sistema realiza la importación y regresa a la pantalla de Empleados

Los siguientes Permisos de Usuarios por Rol están asociados a esta funcionalidad

• Conf. Maestro Empleados de Clientes: Importar