Tabla de Contenidos Configuración de Documentos Listado Crear Documento Titular o Conductor Actualiza Documentación Agencia Aprueba o Rechaza Actualización Reglas de Documentos Titular Conductor Móvil Todos los Documentos de un Conductor Parámetros Configuración de Documentos Este módulo es opcional. Si desea habilitarlo debe comunicarse con el equipo de Karbooking Listado Al ingresar a la opción Maestros Documentos se muestra el listado de los documentos asociados a Configuración de Titulares, Conductores y Configuración de Móviles. Presionando el botón se obtiene un listado con previsualización de todos los documentos de un conductor. La fecha se muestra en rojo si el documento ya está vencido. De acuerdo al parámetro correspondiente1), una determinada cantidad de días anterior a la fecha de vencimiento, la misma se verá en color amarillo. Importante Para que el responsable del documento y/o la agencia reciba una alerta sobre un documento que está por vencerse es necesario configurar las Configuración de Notificaciones correspondientes. A la derecha de cada renglón verás 3 (tres) íconos con los cuáles podrás consultar, editar o eliminar los datos. La visualización de esta funcionalidad, así como los íconos Consultar, Editar, Eliminar, los botones Crear y Ver Dados de Baja depende de los permisos del usuario conectado. La ayuda en línea está confeccionada para un usuario con rol de Director, que puede ver todas las funcionalidades. Otros roles de usuarios pueden ver menos opciones. Consulte la Configuración de Roles para más información. Presionando es posible configurar las columnas del listado tanto para la agencia como el Titular y el Conductor. Puede seleccionar Configurar Listado, Exportar e Imprimir por separado para configurar por separado las columnas que aparecen en este listado, en la exportación y en la impresión. Consulte los detalles de cómo configurar las columnas de los listados. Crear Documento Presionando Crear se accede al formulario de creación de los documentos. Clase: Especifica si se trata de un documento de Titular, Conductor o Móvil Titular, Conductor o Móvil: Selección del elemento al que pertenece el documento Tipo: Tipo de Documento. Esta lista es configurada por el equipo Karbooking. Es posible cambiar estos nombres por medio del menú de Traducciones Obligatorio: Determina si el documento es obligatorio o no. Si un documento no es obligatorio, su fecha de vencimiento no es tenida en cuenta para el cálculo de la fecha de vencimiento más temprana del conductor2) Adjunto Selección de la Foto o documento PDF que respalda la información detallada Vencimiento: Fecha de vencimiento del documento3) Expedición: Fecha en que fue expedido el documento4) Número: Número de identificación documento5) Pago: Fecha de pago del documento6) Importe: Importe pagado correspondiente7) Compañía: Selección de Compañía de Seguro8) Detalle: Detalle del documento9). Suele utilizarse para ingresar la Marca o Categoría Estado: Selección del estado del documento. Puede ser OK si el documento está aprobado, Esperando Responsable en caso de que el responsable (titular y/o conductor) deba actualizar el documento, o Esperando Agencia en caso de que la agencia deba aprobar la actualización Observaciones: Comentarios sobre el documento Titular o Conductor Actualiza Documentación Cuando se crea un documento, el estado por defecto es Esperando Responsable. Dependiendo de los parámetros correspondientes10), el titular y/o conductor correspondiente recibirán una alerta y/o email que lo remitirá a la página de revisión de documentos: El responsable debe actualizar la información del documento y subir una Foto o PDF que respalda la información detallada. Agencia Aprueba o Rechaza Actualización Cuando el responsable actualiza el documento, el estado del documento será Esperando Agencia. Dependiendo de los parámetros correspondientes11), los usuarios designados de la agencia recibirán una alerta y/o email que los remitirá a la página de revisión de documentos: El revisor del documento debe presionar el botón para aprobar o para rechazar. Puede ingresar observaciones para detallar el por qué de la aprobación o rechazo. Presionando el botón Ir a Versión Antigua puede visualizar la anterior versión de este mismo documento. Si rechaza la actualización, el estado del documento será Esperando Responsable, y se repite el proceso anterior. Una vez que se aprueba, el estado del documento será OK. Si el mismo tiene vencimiento, es útil configurar Configuración de Notificaciones para alertar con anticipación al responsable y/o a personal de la agencia. Además, al aprobarse el documento, se envía por mail una copia de resguardo del mismo a la dirección de Email Vencimientos Móvil de la configuración inicial Reglas de Documentos A continuación se detallan las reglas configuradas para los documentos, que se utilizan para definir cuándo se agrega cada documento a un Titular, Conductor o Móvil, los campos que muestra cada tipo de documento y si replica algún campo con la ficha correspondiente. Titular TítuloCódigoSe agrega?CamposReplica? DNIDNISiempreNúmeroReplica Número en Número de Documento si Tipo Documento es DNI CUITCUITSiempreInicio Actividad, Vencimiento, NúmeroReplica Número en Número de Documento si Tipo Documento es CUIT Carta OfertaCONTRATOSiempre ATARATARSiempre IIBB - Convenio MultilateralIIBB_CMSi Tipo Ingresos Brutos es CMNúmero IIBB - Regimen GeneralIIBB_RGSi Tipo Ingresos Brutos es RGNúmero IIBB - Regimen SimplificadoIIBB_RSSi Tipo Ingresos Brutos es RSNúmero Credencial GCBASACTASiempreVencimiento, Número Pago Autonomos (IVA Exento)O_AUTONOMO_EXENTOSi Tipo Responsable es AUEXPróx. Venc, Importe, Fecha de Pago Pago Autonomos (IVA Resp Inscr)O_AUTONOMO_INSCRSi Tipo Responsable es AUINSCPróx. Venc, Importe, Fecha de Pago Pago MonotributoO_MONOTRIBUTOSi Tipo Responsable es RMPróx. Venc, Importe, Fecha de Pago Pago F2002 (IVA)O_IVASi Tipo Responsable no es AUEX ni RMPróx. Venc, Importe, Fecha de Pago Pago IIBB - Convenio MultilateralO_IIBB_CMSi Tipo Ingresos Brutos es CMPróx. Venc, Importe, Fecha de Pago Pago IIBB - Regimen GeneralO_IIBB_RGSi Tipo Ingresos Brutos es RGPróx. Venc, Importe, Fecha de Pago Pago IIBB - Regimen SimplificadoO_IIBB_RSSi Tipo Ingresos Brutos es RSPróx. Venc, Importe, Fecha de Pago Conductor TítuloCódigoSe agrega?CamposReplica? DNIDNISi Relación no es Misma PersonaNúmeroReplica Número en numero_documento si Tipo Documento es DNI CUILCUILSi Relación es EmpleadoInicio Actividad, Vencimiento, Número CUITCUITSi Relación no es Empleado ni Misma PersonaInicio Actividad, Vencimiento, NúmeroReplica Número en numero_documento si Tipo Documento es CUIT Examen PreocupacionalPREOCUPACSi Relación es EmpleadoExpedición (el vencimiento se calcula 365 días después), Credencial GCBASACTASi Relación no es Misma PersonaVencimiento, Número Licencia ConducirREGISTROSiempreVencimiento, Número, Categoría Curso de ManejoCURSO_MANEJOSiempreExpedición (el vencimiento se calcula 1095 días después), Institución Seguro APSEGURO_APSi Relación no es EmpleadoVencimiento, Póliza, Compañía Seguro ARTSEGURO_ARTSi Relación es EmpleadoVencimiento, Póliza, Compañía Seguro VOSEGURO_VOSi Relación es EmpleadoVencimiento, Póliza, Compañía Seguro VC LCTSEGURO_LCTSi Relación es EmpleadoVencimiento, Póliza, Compañía Recibo de SueldoO_RECIBO_SUELDOSi Relación es EmpleadoPróx. Venc, Importe, Fecha de Pago Pago MonotributoO_MONOTRIBUTOSi Relación es Familiar 1er GradoPróx. Venc, Importe, Fecha de Pago Pago F931 (Incluye ART - SVO)O_SEGURO_F931Si Relación es EmpleadoPróx. Venc, Importe, Fecha de Pago Pago SLCT Ley 20744 Art 248O_SEGURO_LCTSi Relación es EmpleadoPróx. Venc, Importe, Fecha de Pago Pago Seguro Accidentes PersonalesO_SEGURO_APSi Relación no es EmpleadoPróx. Venc, Importe, Fecha de Pago Móvil TítuloCódigoSe agrega?CamposReplica? CédulaCEDULASiempre TítuloTITULOSiempre Seguro Resp. CivilSEGURO_RCSiempreVencimiento, Póliza, CompañíaReplica Póliza y Compañía VTVVTVSiempreVencimiento, Número MatafuegoMATAFUEGOSiempreVencimiento, Marca Equipo GNCGNC_EQUIPOSi Tipo es GNCVencimiento, Marca Cilindro GNCGNC_CILINDROSi Tipo es GNCVencimiento, Marca Pago Seguro Resp. CivilO_SEGURO_RCSiemprePróx. Venc, Importe, Fecha de Pago Todos los Documentos de un Conductor Presionando el botón en el listado principal se obtiene la previsualización de todos los documentos de un conductor. Luego de seleccionar el conductor se muestra una pantalla que muestra una tarjeta por cada documento que fuera aprobado por la agencia (con estado “OK”). Estos documentos se encuentran agrupados primero por Conductor, luego Titular y por último el Móvil asignado. En caso de que se trate de un Conductor Titular, no se muestra separada la sección Titular y Conductor, sino que todos los documentos correspondientes en una misma sección. Parámetros Los siguientes Parámetros Adicionales están asociados a esta funcionalidad Conductores: La documentación obligatoria pendiente se considera como vencida Conductores: Bloqueados para servicios posteriores a sus vencimientos Documentos: Cantidad de días previos al vencimiento en que la fecha se muestra en amarillo Notificaciones de Documentos - Revisión de la agencia: Destinatarios Notificaciones de Documentos - Revisión de la agencia: Título del email Notificaciones de Documentos - Revisión de la agencia: Envío Notificaciones de Documentos - Revisión del responsable: Título de la alerta y/o email Notificaciones de Documentos - Revisión del responsable: Envío 1) Documentos: Cantidad de días previos al vencimiento en que la fecha se muestra en amarillo 2) Ver columna de vencimiento de conductores 3) , 4) , 5) , 6) , 7) , 8) , 9) El equipo de Karbooking configura en qué documentos se debe seleccionar este campo y cuál es el título del mismo 10) Parámetros: Notificaciones de Documentos - Revisión del responsable: Envío Notificaciones de Documentos - Revisión del responsable: Título de la alerta y/o email 11) Parámetros: Notificaciones de Documentos - Revisión de la agencia: Destinatarios Notificaciones de Documentos - Revisión de la agencia: Título del email Notificaciones de Documentos - Revisión de la agencia: Envío