Configuración de Documentos

Al ingresar a la opción Maestros Documentos se muestra el listado de los documentos asociados a Configuración de Titulares, Conductores y Configuración de Móviles.

Presionando el botón se obtiene un listado con previsualización de todos los documentos de un conductor.

La fecha se muestra en rojo si el documento ya está vencido. De acuerdo al parámetro correspondiente¹⁾, una determinada cantidad de días anterior a la fecha de vencimiento, la misma se verá en color amarillo.

A la derecha de cada renglón verás 3 (tres) íconos con los cuáles podrás consultar, editar o eliminar los datos.

Presionando es posible configurar las columnas del listado tanto para la agencia como el Titular y el Conductor. Puede seleccionar Configurar Listado, Exportar e Imprimir por separado para configurar por separado las columnas que aparecen en este listado, en la exportación y en la impresión. Consulte los detalles de cómo configurar las columnas de los listados.

Presionando Crear se accede al formulario de creación de los documentos.

• Clase: Especifica si se trata de un documento de Titular, Conductor o Móvil
• Titular, Conductor o Móvil: Selección del elemento al que pertenece el documento
• Tipo: Tipo de Documento. Esta lista es configurada por el equipo Karbooking. Es posible cambiar estos nombres por medio del menú de Traducciones
• Obligatorio: Determina si el documento es obligatorio o no. Si un documento no es obligatorio, su fecha de vencimiento no es tenida en cuenta para el cálculo de la fecha de vencimiento más temprana del conductor²⁾
• Adjunto Selección de la Foto o documento PDF que respalda la información detallada
• Vencimiento: Fecha de vencimiento del documento³⁾
• Expedición: Fecha en que fue expedido el documento⁴⁾
• Número: Número de identificación documento⁵⁾
• Pago: Fecha de pago del documento⁶⁾
• Importe: Importe pagado correspondiente⁷⁾
• Compañía: Selección de Compañía de Seguro⁸⁾
• Detalle: Detalle del documento⁹⁾. Suele utilizarse para ingresar la Marca o Categoría
• Estado: Selección del estado del documento. Puede ser OK si el documento está aprobado, Esperando Responsable en caso de que el responsable (titular y/o conductor) deba actualizar el documento, o Esperando Agencia en caso de que la agencia deba aprobar la actualización
• Observaciones: Comentarios sobre el documento

Cuando se crea un documento, el estado por defecto es Esperando Responsable. Dependiendo de los parámetros correspondientes¹⁰⁾, el titular y/o conductor correspondiente recibirán una alerta y/o email que lo remitirá a la página de revisión de documentos:

El responsable debe actualizar la información del documento y subir una Foto o PDF que respalda la información detallada.

Cuando el responsable actualiza el documento, el estado del documento será Esperando Agencia. Dependiendo de los parámetros correspondientes¹¹⁾, los usuarios designados de la agencia recibirán una alerta y/o email que los remitirá a la página de revisión de documentos:

El revisor del documento debe presionar el botón para aprobar o para rechazar. Puede ingresar observaciones para detallar el por qué de la aprobación o rechazo. Presionando el botón Ir a Versión Antigua puede visualizar la anterior versión de este mismo documento. Si rechaza la actualización, el estado del documento será Esperando Responsable, y se repite el proceso anterior.

Una vez que se aprueba, el estado del documento será OK. Si el mismo tiene vencimiento, es útil configurar Configuración de Notificaciones para alertar con anticipación al responsable y/o a personal de la agencia. Además, al aprobarse el documento, se envía por mail una copia de resguardo del mismo a la dirección de Email Vencimientos Móvil de la configuración inicial

A continuación se detallan las reglas configuradas para los documentos, que se utilizan para definir cuándo se agrega cada documento a un Titular, Conductor o Móvil, los campos que muestra cada tipo de documento y si replica algún campo con la ficha correspondiente.

Presionando el botón en el listado principal se obtiene la previsualización de todos los documentos de un conductor.

Luego de seleccionar el conductor se muestra una pantalla que muestra una tarjeta por cada documento que fuera aprobado por la agencia (con estado “OK”).

Estos documentos se encuentran agrupados primero por Conductor, luego Titular y por último el Móvil asignado. En caso de que se trate de un Conductor Titular, no se muestra separada la sección Titular y Conductor, sino que todos los documentos correspondientes en una misma sección.

Los siguientes Parámetros Adicionales están asociados a esta funcionalidad

• Conductores: La documentación obligatoria pendiente se considera como vencida
• Conductores: Bloqueados para servicios posteriores a sus vencimientos
• Documentos: Cantidad de días previos al vencimiento en que la fecha se muestra en amarillo
• Notificaciones de Documentos - Revisión de la agencia: Destinatarios
• Notificaciones de Documentos - Revisión de la agencia: Título del email
• Notificaciones de Documentos - Revisión de la agencia: Envío
• Notificaciones de Documentos - Revisión del responsable: Título de la alerta y/o email
• Notificaciones de Documentos - Revisión del responsable: Envío